Digital Archound unter der Lupe

Digital Archound ist eine kostenpflichtige Dokumentenverwaltungslösung für den Windows Home Server die für den Preis von $79,95 zu haben ist. Dokumentenverwaltung, wieso das denn? Der Windows Home Server soll ja die zentrale Datenstation des Haushaltes sein, was ja auch mit den Grundfunktionalitäten keine Sache ist. Er bietet Netzwerkordner an, wo man sich eigene Ordnerstrukturen aufbauen und darin dann Dateien ablegen kann. Wenn man das Ganze einigermaßen geordnet macht, so findet man auch die Dateien, die man irgendwann sucht wieder.

Viel einfacher geht es jedoch mit der Softwarelösung Digital Archound. Die Software verwaltet Dokumente, die schon vorhanden sind, oder diese, die erst noch eingescannt werden müssen. Dazu gibt es eine eigens entwickelte Schnittstelle für Scanner. Wir haben uns das Produkt mal angeschaut und möchten euch ein kurzes Feedback dazu geben.

Möchte man die Lösung testen, so muß man sich zunächst auf der Webseite des Herstellers registrieren und erhält dann nach kurzer Zeit eine E-Mail mit dem gewünschten Downloadlink. Im ersten Schritt muß der Installer von Archound installiert werden, welcher im zuvor heruntergeladenen MSI Paket enthalten ist. Die Installation ist sehr einfach und mit ein paar mausklicks zu erledigen.

Dann steht der Installer (Scharz-rotes Fenster) zur Verfügung. Über ihn werden dann die WHS Client Komponente und der Webservice installiert. Zuerst sollte man die Installation der Server Komponente durchführen, da der Client ansonsten nach der Installation keinen Digital Archound Server finden kann. Nach Auswahl der Serverinstallation im Installer Fenster wird das Add-In für den Windows Home Server in die Softwarefreigabe \\%HomeServer%\Software\Add-Ins kopiert. Über die Windows Home Server Konsole steht nun ein neues Add-In zur Installation bereit.

Während der Installation wird nach einer Softwarefreigabe zur Ablage der Archive gefragt. Hier sollte man zuvor eine neue Freigabe erstellt haben. Diese könnte man zum Beispiel DigitalArchound nennen.

Nach erfolgreicher Installation und dem Neustart der Home Server Konsole steht das Add-In als neues Icon in der Tableiste bereit und kann verwendet werden. Über die Konsolen-Komponente kann man einige Informationen zu den Archiven und Datenbanken von Digital Archound abfragen. Sie gibt Informationen zu Anzahl archivierter Dokumente und viel mehr.

Auf der Clientseite wird jedoch auch noch eine Komponente benötigt, die auch über den Installer installiert wird.

Die Installation ist genau so schnell und einfach durchgeführt wie auch bei der Serverkomponente zuvor. Nach erfolgreicher Installation steht ein neues Desktop Icon zur Verfügung.

Klickt man darauf, so startet sofort die Client Anwendung von Digital Archound und versucht eine Verbindung zum Webservice, der auf dem Windows Home Server ausgeführt wird herzustellen. Dies funktioniert auch wieder tadellos.

Bevor man die Anwendung richtig verwenden kann ist noch die ein oder andere Konfiguration notwendig. Zum Beispiel muss der Scanner und ein Verzeichnis für die Ablage der eingescannten Dokumente eingestellt werden.

Ist dies geschehen, kann es auch sofort losgehen. Die Anwendung digital Archound hat einen eingebauten PDF Monitor. Wenn man über die eigene Scanneranwendung (Im Test die CanoScan Software) die Dokumente einscannt und dann direkt als PDF wandelt und im Digital Archound Scan Ordner ablegt, so wird diese Datei sofort von der Anwendugn erkannt und man kann noch weitere Informationen, wie Beschreibung, z.B. Rechnungsdatum und anderes  hinzufügen. Diese Informationen sind nötig, um das Dokument später sehr schnell wiederfinden zu können.

Neben der Dateneingabe gibt es dann natürlich auch noch eine Suchkomponente, wo man zuvor archivierte Dokumente sehr einfach wiederfinden kann. Dazu nutzt man einfach die Schlüsselwörter, die man beim einscannen der  Dokumente verwendet hat.

Digital Archound scheint auf den ersten Blick eine stabile Anwendung zu sein, die dem ein oder Anderen einen Haufen Arbeit abnehmen kann. Wer die $79,95 dafür ausgeben möchte, der erhält auf jeden Fall eine schicke Anwendung dafür. Wir konnten bisher natürlich keine Langzeittests machen und können nicht über die Performance der Lösung sagen, wenn darin viele hunderte oder gar tausende Dateien abgelegt sind.

Aber vieleicht hat ja jemand von euch schon die Investition getätigt und die Anwendung gekauft oder diese evaluiert. Wenn ja, dann würden wir uns über einen Kommentar im Eintrag freuen.